Změny v používání datových schránek

V lednu 2022 nabyla účinnosti nová úprava datových schránek, která znamená problém zejména pro ty podnikatele, kteří žijí v domnění, že datovka je jen k tomu, aby z ní jednou ročně poslali daňové přiznání. Zákonodárce přitom jde přesně opačným směrem a aktuálními změnami se snaží učinit datové zprávy výraznější součástí našich životů. Ostatně v průběhu pandemie se zněkolikanásobil počet držitelů datových schránek, zejména uživateli, kteří si ji zřídili sami dobrovolně.
Datové schránky přinesl v červenci 2009 zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů coby jeden z předpisů, kterým zákonodárce usiloval o přiblížení „právního života“ v této zemi jednadvacátému století. Díky němu bylo poprvé možné komunikovat s úřady elektronickou formou. Jednak právě tím, že vznikly právě datové schránky, tedy státem (respektive státním podnikem) provozovaná síť elektronických schránek sloužících zejména ke komunikaci mezi státem a soukromoprávními subjekty, ať už občany nebo firmami.  A dále tím, že tento zákon upravil to, že bylo možné některé listinné dokumenty, jež mají mít nějakou právní váhu, převádět z digitální podoby do listinné, jakož i opačným směrem. Digitalizovaný dokument tak lze najednou výrazně jednodušeji kopírovat a zacházet s ním způsobem, pro který jej potřebujeme.
Zatímco autorizovaná konverze dokumentů je institut, který občanům do značné míry zjednodušuje život, datové schránky jsou dvojsečná zbraň. Občan se státem komunikuje o trochu snadněji. Stát s občanem ale také – a to se mnohdy občanovi nemusí líbit. Nehledě na to ale Nový rok přinesl úpravu současných pravidel datových schránek, fikce doručení a toho, kdo vlastně datovou schránku má.

Co platí a nemění se

Základem datových schránek zůstává komunikace mezi dvojicí stát a občan. Datová schránka přitom byla vždy zřízena automaticky jednak podnikajícím fyzickým osobám (se začátkem podnikání) a jednak všem právnickým osobám (po jejich vzniku).
Stále platí to, že úřady mají povinnost přijímat podání formou datových zpráv. Nic se nemění ani na tom, že pokud naopak veřejná instituce obesílá občana (respektive obchodní společnost), má tak činit primárně datovou schránkou. Taková zpráva se pak považuje za doručenou okamžikem, kdy se přihlásí do datové schránky osoba, která má právo zprávy přijímat. Pokud se tak nestane do 10 dní od chvíle, kdy zpráva do schránky dorazila (což je prakticky několik sekund po jejím odeslání odesilatelem), platí tzv. fikce doručení, podle níž se zpráva považuje od 10. dne za doručenou.
Zastavili bychom se u té osoby, která má právo zprávy přijímat. Tento výraz nepoužíváme náhodou, chceme totiž odlišit situaci, kdy se do schránky přihlásí statutární orgán společnosti, který má automaticky ze zákona oprávnění přijímat i odesílat zprávy, od situace, kdy se do schránky přihlásí osoba s odvozenými oprávněními, která mohou být nastavena také jen na odesílání. Přihlášení takové osoby nespustí přijetí datové zprávy. Nebývá úplně neobvyklé, že se administrativní síly v korporaci prostě přihlašují přes přístupové údaje jednatele – tím nicméně právě celkem zbytečně dochází k tomuto přijetí v situaci, kdy by k němu dojít nemuselo. Můžeme tedy doporučit spíše takový postup, kdy administrativní síle zřídíme vlastní přístupové oprávnění.
Některé zvláštní předpisy pak zakotvují přímo povinnost občana jednat primárně přes datovou schránku – například daňové přiznání má každý uživatel datové schránky podávat přes ni, přičemž porušení tohoto požadavku může správce daně ohodnotit až desetitisícovou pokutou.
Poměrně málo využívanou funkcí datových schránek je potom také možnost posílat (a přijímat) takzvané poštovní datové zprávy, které proudí mezi dvěma soukromými subjekty. Jedná se o placenou funkci, která navíc musí být u příjemce výslovně aktivována. Tuto funkci se právě nová úprava snaží zatraktivnit.

Co se změnilo

U poštovních datových zpráv se tak od počátku tohoto roku změnilo „defaultní“ nastavení tak, že všichni držitelé datových schránek mají možnost jejich příjmu aktivovanou. Funkci lze přitom deaktivovat, tuto možnost ovšem nemají podnikatelé a právnické osoby. Tyto subjekty tak nově budou poštovní datové zprávy od jiných soukromých osob přijímat povinně. A i na tyto zprávy se tak uplatní ona fikce doručení po 10 dnech od doručení.
Odesílání poštovních datových zpráv je zpoplatněno sazbou 5 Kč za zprávu. Na tom není nic nového, jen v době vrcholící pandemie byla po určitou dobu komunikace poštovními datovými zprávami zpřístupněna zdarma. Datové zprávy orgánům veřejné moci samozřejmě jsou a zůstávají zdarma, tato sazba se týká jen poštovních datových zpráv soukromým subjektům.

Co dalšího se chystá

Již platnou součástí zákona je navíc další změna, která bude účinná až na začátku roku 2023. Ta rozšiřuje okruh držitelů datových schránek, kterým je zřizována automaticky. Činí tak v souladu se zásadou „co peklo schvátí, to už nenavrátí“. Stát minulý rok zřídil Portál národního bodu pro identifikaci a autentizaci. Tento portál má usnadňovat přístup lidí k digitálním službám státu, přičemž přihlášení do tohoto systému je možné v zásadě všemi dnes používanými způsoby digitální identifikace, a to včetně bankovní identity. Co ale může člověka překvapit je to, že s přihlášením do systému je zároveň komukoli, tj. i všem fyzickým osobám, které dosud neměly datovou schránku zřízenou automaticky jako vedlejší efekt svého podnikání, tato datová schránka zřízena. Takovou datovou schránku lze poté pouze na žádost držitele znepřístupnit (a případně znovu zpřístupnit). To samozřejmě znamená, že jsou deaktivovány povinnosti (jak občana, tak státu) s ní spojené. Pokud by snad občan chtěl datovou schránku úplně zrušit, má poměrně omezené možnosti – datovou schránku zruší stát po třech letech od úmrtí (případně od prohlášení za mrtvého) jejího držitele.
Stát tedy spouští novou vlnu snahy přesunout svojí komunikace s lidmi do online prostředí – rychlejšího a efektivnějšího. Nevyhnutelně to s sebou nese to, že skrýt se před účinným doručením pokuty nebo nepříznivého správního rozhodnutí bude zase o něco těžší. Odvrácenou stranou toho může být to, že zřejmě budou růst i případy skutečných, nijak záměrně nefingovaných zapomenutých dokumentů, jež si nikdo nepřečetl, protože mu nedošlo, že by si měl pravidelně kontrolovat datovou schránku. Doporučujeme tedy ji kontrolovat alespoň tak často, jako profil Vaší oblíbené celebrity na Instagramu.

Tento článek byl publikován v časopisu Statutární zástupce firmy.